Nieuw project: start met uittekenen van de proces-flow

Zeker bij complexe processen, is het slim om eerst de procesflow uit te tekenen voordat je het scherm Projecten in duikt. Een goede werkvorm is een brownpaper-sessie met proces-specialisten, waarin je het proces met post-its op een vel papier visualiseert.

Ontwerp je flow in vijf stappen

  1. Start met het bepalen van de statussen (‘hoofdstappen’) en de activiteiten (‘sub-stappen’). Definieer voor een activiteit een aparte status als:
    • iemand anders de activiteit moet uitvoeren
    • je de voortgang ervan specifiek wilt kunnen rapporteren
  2. Bepaal daarna per status de vast te leggen informatie. Start met de mogelijke uitkomsten, en vul dit aan met gewenste informatie over de activiteiten.
  3. Definieer per status de wachttijd en de deadline.
    • wachttijd: minimale wachttijd tussen twee statussen (voorbeeld: er moet minimaal een dag tussen 2 belpogingen zitten)
    • deadline: maximale doorlooptijd van een status (let op: gerekend vanaf de start van een status, dus wachttijd hier bij optellen)
  4. Geef per status aan welke (groepen) gebruiker(s) deze moeten bewerken.
  5. Bepaal per status en voor de flow als geheel de rapportagewensen.

Vertaal je ontwerp door in het scherm Projecten

 

  • Maak Statussen aan in het tabblad Formulier
  • Zet Vrijgave en Deadline aan in het tabblad Instellingen, en stel per Status het moment van Vrijgave (o.b.v. wachttijd) en Deadline in
  • De vast te leggen informatie vertaal je door naar Vragen en Antwoorden in Formulier
  • De Rechten voor gebruikers leg je vast in het scherm Rechten
  • Het realiseren van rapportagewensen kan via een Excel-bestand via het scherm Export of in het scherm Dashboards